Microsoft Access es una aplicación que se emplea para administrar datos que se encuentran en archivos denominados bases de datos. Con los avances de las computadoras fue necesario desarrollar nuevos términos, uno de ellos es base de datos (DateBase), que define una recopilación de datos relacionados y organizados en forma electrónica.
Sistema de Administración de Bases de Datos (DataBaseManagement System), que describe los programas que administran las bases de datos. Por lo tanto se concluye que Microsoft Access 2010 es una aplicación DBMS y los archivos que genera (con extensión .accdb) son las bases de datos.
Una base de dato (que en adelante se abreviará como BD) se compone de datos organizados en una o varias tablas que se relacionan mediante un campo común (id) a ellas. Las tablas están formadas por registros (renglones), y los registros por campos (columnas)
Una base de datos se integra con elementos que tienen algún tipo de relación lógica o casual entre sí; por lo tanto, cuando se agrupan datos que nada tienen que ver los unos con los otros, no se tiene una base de datos. No se trara de reunir datos se deben reunir elementos informativos u observaciones, llamados "datos", que respondan a una problemática en particular, con un interés para quien la está integrando.
La manera clásica de organizar los datos es representándolos en forma de renglones y columnas; es decir, en forma tabular, como la información financiera o contable. Si los datos se encuentran estructurados, no importando los temas (comerciales, médicos, escolares, periodísticos o sociales), se está trabajando con bases de datos. Sin embargo, ¿Cómo procesar esa información con la ayuda de una computadora? ¿Cómo aprovechar esos datos para tomar mejores decisiones? Ese es el trabajo de Access.
El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.
Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.
Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica.
En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.
En Estructura de datos, es la parte mínima de la información.
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como lainformática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y en México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Un registro, en programación, es un tipo de dato estructurado formado por la unión de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (entero, real, carácter,...), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama campo.
Un registro se diferencia de un vector en que éste es una colección de datos iguales, es decir, todos del mismo tipo, mientras que en una estructura los elementos que la componen, aunque podrían serlo, no tiene porque ser del mismo tipo.
En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.
VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
Una base de datos es algo más que una mera lista o tabla.
Le permite controlar de verdad los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir a que la entrada de datos sea más eficaz y precisa.
Access crea bases de datos relacionales , es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de las maneras que se especifique.
Aunque la base de datos de un club almacene por separado la información de contacto de sus socios y sus listas de voluntarios de reciclaje o sus datos de planes de vacaciones, se puede extraer y unir toda esta información siempre que se desee.
Por tanto, se podría imprimir rápidamente una lista con los voluntarios que se han ofrecido a reciclar periódicos este sábado junto con sus direcciones y números de teléfono actualizados.
Los dos conjuntos de datos son relacionales, por lo que la información que se encuentra en un conjunto de datos, como el nombre Nancy Davolio en la lista de reciclaje, está asociada a la información correspondiente del otro conjunto de datos, o la reconoce, como los datos de contacto de Nancy Davolio.
Para sacar el mayor partido de una base de datos, puede configurar las tablas de datos de manera que reflejen los asuntos y las tareas asociados a los mismos.
Al diseñar la base de datos, tenga en cuenta las situaciones en las que la gente va a especificar datos, buscar datos o generar informes de datos. Un poco de previsión puede valer de mucho.
Las bases de datos de Access están formadas por objetos. Más adelante, en este curso, se describirán con detalle los siguientes cuatro objetos importantes:
Las tablas almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una o más tablas.
Las consultas recuperan y procesan los datos. Pueden combinar datos de distintas tablas, actualizar los datos y realizar cálculos con éstos.
Los formularios controlan la entrada de datos y las vistas de datos. Proporcionan indicaciones visuales que simplifican el trabajo con los datos.
Los informes resumen e imprimen los datos. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.
Fig. 2 La columna que contiene números de teléfono es un campo.
Las tablas almacenan datos, por lo que son los pilares esenciales de cualquier base de datos.
Una base de datos debería tener una tabla distinta para cada asunto principal, como registros de empleados, pedidos de clientes, métodos de entrega o proveedores. No deben duplicarse los datos en varias tablas. Esto es un error común fácil de evitar si se estructuran bien las tablas.
Cada tabla contiene filas, denominadas registros y columnas, denominadascampos.
Un registro es un conjunto de hechos acerca de una persona, evento o CD concreto, u otro elemento de interés. Por ejemplo, Nancy Davolio y los detalles de su puesto de trabajo constituyen un registro en una tabla Empleados. Speedy Express y su información de contacto son un registro en la base de datos Transportistas.
Un campo es una sola clase de hecho que se puede aplicar a cada persona, evento o registro. Por ejemplo, Código postal puede ser un campo de una tabla Empleados. Teléfono puede ser un campo de una tabla Transportistas.
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